職務経歴書とは所属している企業名や部署、役職はもとろんのこと、より具体的に自分はどのような仕事を経験してきたのか、どのようなスキルがあるのかということをアピールするための書類です。単なる履歴書では分からない、あなたの詳しい経歴や経験から身につけたスキルを見ることのできる書類です。提出書類の中では最も企業が重視するものなので、丁寧に作成しましょう。職務経歴書も他の書類と同様に、あらかじめコピーを取っておくと良いでしょう。
＜用紙＞
・基本的にパソコンで作成します。決まった形式はないので、読みやすい文書になるように体裁を整えます。また、署名のみ手書きで記入しましょう。
・A4サイズの用紙で1枚から2枚に収めます。
＜内容＞
・仕事内容はできるだけ詳しく具体的に書きます。実績は数字で分かりやすく表しましょう。
・社会人研修などで学んだ内容は必ず記入します。
・所持免許・資格も全て記入します。
・アルバイトやパート歴も3ヶ月以上続いたものであれば記入してかまいません。特に応募先企業と職種が同じものは記入しておきましょう。
・身に付いたスキル等も細かく記入しましょう。パソコンのスキルは使用したソフト名まで記入します。これらは職務経歴書の最後に記入します。
・複数の企業で同じ職務経歴書を使用するのはおススメできません。面倒でも、応募企業ごとにその企業が求める人物であることをアピールできる職務経歴書を作成しましょう。
時系列順とは、歴史年表のようなもので過去の経歴から順に作成していきます。営業・事務系の人や転職回数が少ない人にお勧めの書き方です。新しい職務ほど詳しく書いていきます。
＜書き方＞
・箇条書きでも、表にしてもかまいません。
・「職務経歴」としてまず会社名と在籍期間をまとめて記入します。上場か未上場か、業種、従業員数などをそれぞれ記入しましょう。不明な点は必ず会社案内やホームページなどで確認が必要です。
・次に業務内容ごとにまとめていきます。細かく配属や部署の移動、実績などの節目で経歴をまとめていきましょう。なお、実績は数値などの客観的なデータを用いた方が説得力が増します。
・応募企業の業界、職種に関係なく、持っている資格は全て取得年順に記入しましょう。略称を用いてはいけません。正式名称で書きます。さらに、取得を目指して勉強中のものがあればそれも記入しましょう。あなたの熱意をアピールすることができます。
・自己PR欄では、あなたが今後発揮できる能力や仕事に対する思いなど、アピールしたい点を整理して記入します。新しい職場でやりたい仕事と理由も併せて記入しましょう。
・文章は横書きで、主語は省略し、箇条書きでできる限り簡潔に書く。
・研修やセミナーの参加経験がある場合はそれらも忘れずに記入しましょう。あなたの仕事への熱意のよい判断材料となります。
キャリア式は過去の経歴をキャリアごとにまとめる書き方です。専門職・技術職など職能をアピールしたい人にお勧めの書き方です。また、転職回数が多い人は、キャリア式で職務経歴書を作成した方が経歴全体を見渡しやすくなります。同じ業務経験であれば、部署が違っていても、一つにまとめることが可能です。
＜書き方＞
・最初に在籍した会社について記入します。上場か未上場か、業種、従業員数などをそれぞれ書きます。正確な情報、数値を会社案内や会社ホームページを見ながら記入していきましょう。
・参加したプロジェクト、関った仕事ごとに整理します。プロジェクトでは期間（開始日、終了日）やプロジェクトの内容、そのプロジェクトで得た業務知識やスキル、ITエンジニアであれば開発環境（使用した言語・OS・使用機種など具体的に）、参加人数、自分の役割、実績も記入しましょう。実績は客観的なデータや数値を用いて具体的に記入します。
・資格、免許などキャリアに関するものは全て忘れずに記入しましょう。応募先企業、職種に関係のないものでもかまいません。取得日と併せて時系列順に並べます。取得に向けて勉強しているものがあれば、その旨と一緒に書き込んでかまいません。あなたの熱意をアピールしましょう。資格・免許はまとめて最後に記入します。
・最後に自己ＰＲを加えてもかまいません。あなたが今後発揮できる能力や仕事に対する思いなど、アピールしたい点を整理して記入します。新しい職場でやりたい仕事と理由も併せて記入しましょう。
人事が読みたくなる職務経歴書のポイントは、なんといっても読みやすさです。転職者に人気の大企業ともなると、職務経歴書に目を通し、じっくり読むか見送るか決めるまで、およそ「4秒」だそうです。これではどんなに凄い経歴をもっていてもくどくどと、何枚にもわたりビッシリ書いていたのでは、読んでもらえません。職務経歴書は要旨を簡潔にまとめ、一番伝えたい「強み」を強調して書きましょう。
＜ポイント＞
・志望企業の求める人物像に従って、自分の強みを強調する。
・自分の強みがひと目で分かり、読みやすい。
・得意な分野、専門知識、経験が明示されている。
・その企業に対する熱意が伝わってくる。
・内容が履歴書と矛盾しない。
・罫線や文字の大きさ、文章の配置を工夫し、自分をＰＲする効果的なプレゼンテーション書類になっている 。
・職務内容、実績等は具体的に数字を用いて客観的に表現している。
・表彰経験や、研究論文(修士・博士論文も含む)、学会発表、特許申請などがあれば記載する。
・未経験の職務や、経験の浅い業務に関わりたい場合は、「今まで学んできたこと」「経験をどう次の仕事で活かしたいか」を長めにアピールする。（社会人1～3年目位の人は特に自己PRを書く）
・転職回数が多いときなど、最もアピールしたい職務が最後ならば、時系列を逆順で書くと、より効果的にアピールできる。
・読み手を意識した文章になっている。
・口語口調を避け、個条書きでいい切り型にしている。
・慣用表現、社内用語の使用は避ける。
添え状とはカバーレターとも言い、履歴書や職務経歴書を送る際に簡単なあいさつ文を添えるものです。必須ではありませんが、ビジネスパーソンの心遣いとして是非とも書き方をマスターしておきましょう。
添え状を付けることで、履歴書や職務経歴書では表現できないあなたの魅力を採用担当者にアピールすることができます。社会人経験の少ない人は添え状を付けることで、より効果的なアピールになるでしょう。添え状には決まった形式はありませんが、目安として以下の内容を挙げておきます。
＜添え状の内容＞
・求人広告を知った媒体
・志望職種
・応募理由
・自分の適性や能力（自己ＰＲ）
・入社後のプラン
現職とは異なる業界・職種を志望する場合は、今までの経験がどれだけ役立つのか、論理的に書くようにします。また、セミナー・研修会への参加や学会の論文発表などあれば、自己啓発のよいアピールになります。重要なポイントは簡潔でわかりやすくまとまっていることです。
採用担当者が専門家とは限らないので、専門職・技術職への応募であっても、誰が見ても分かるように書きましょう。枚数は白紙の便箋1枚にまとめます。文頭に提出日、会社名、採用担当者名、自分の住所・名前を書きます。「拝啓」「敬具」なども忘れないようにつけましょう。
そして最後は面接の機会を請う文で結びます。添え状はあなたの熱意を企業に伝えるのに最も適しています。資格などが多少はずれる場合でも、それを補うだけの熱意や能力があることをアピールしましょう。